Kai spausdintuvas sustoja – laikas bėga
Kiekvienas, dirbantis biure, puikiai žino tą jausmą: reikia skubiai išspausdinti svarbius dokumentus susirinkimui, o spausdintuvas tiesiog atsisako bendradarbiauti. Popierius užstringa, spalvos išblukusios arba įrenginys visiškai nereaguoja į komandas. Tokiais atvejais kiekviena minutė tampa amžinybe, o nervai įtempiami iki kraštų.
Tradicinis požiūris į spausdintuvų remontą dažnai reiškia ilgą laukimą – paskambinti servisui, laukti specialisto atvykimo, stebėti, kaip jis valandą ar dvi krapštosi įrenginyje. Tačiau realybė yra tokia, kad dauguma spausdintuvų problemų nėra tokios sudėtingos, kaip atrodo iš pirmo žvilgsnio. Daugeliu atvejų gedimus galima išspręsti per kelias minutes, jei žinai, ką daryti.
Dažniausios problemos ir jų greitieji sprendimai
Užstrigęs popierius – tai klasika, su kuria susiduria beveik kiekvienas biuras bent kartą per savaitę. Pirmiausia, niekada neveržkite popieriaus jėga. Atidarykite spausdintuvo dangčius ir švelniai, laikydami abiem rankomis, traukite popierių to krypties, kuria jis juda normaliai. Jei popierius plyšta, būtinai išimkite visus gabalėlius – net mažiausi likučiai gali sukelti dar didesnį užstrigimą vėliau.
Kai spausdintuvas sako, kad neturi popieriaus, nors dėklas pilnas – problema dažniausiai slypi ne pačiame įrenginyje. Išimkite visą popieriaus krūvą, suvienodinkite lapus, patikrinkite, ar nėra sulipusių ar sulankstytu kraštų. Įdėkite popierių atgal, įsitikindami, kad jis nėra per stipriai suspaustas dėkle. Kartais tiesiog reikia pakoreguoti šonines vedlių pozicijas – jos turi laikyti popierių, bet ne jį gniaužti.
Kai spausdinama, bet rezultatas apgailėtinas
Išblukę tekstai ar dryžuoti spaudiniai dažniausiai signalizuoja apie tonerio ar rašalo problemas. Lazeriniuose spausdintuvuose išimkite tonerio kasetę ir keliskart švelniai pakratykite ją iš šono į šoną – tai padeda tolygiai paskirstyti likusį tonerį. Šis paprastas triukas gali pratęsti kasetės gyvavimą dar kelioms dienoms, kol gausite naują.
Rašaliniuose spausdintuvuose situacija šiek tiek kitokia. Jei matote baltus sluoksnius ar netolygias spalvas, paleiskite galvučių valymo programą iš spausdintuvo nustatymų. Tai užtrunka vos minutę ar dvi, bet išsprendžia daugumą spausdinimo kokybės problemų. Tik neperdarykite – per dažnas valymas tik eikvoja brangų rašalą.
Kai spausdinami dokumentai turi keistus dėmės ar juodus taškus, problema gali būti dulkėse ant stiklinio paviršiaus (jei tai daugiafunkcis įrenginys su skaitytuvu). Paprasta valymo servetėlė ir alkoholis išsprendžia šią problemą per 30 sekundžių.
Technologinės problemos be techniko
Viena iš labiausiai erzinančių situacijų – kai kompiuteris tiesiog „nemato” spausdintuvo. Pirmiausia patikrinkite akivaizdžius dalykus: ar USB kabelis gerai įkištas, ar tinklo kabelis nepažeistas, ar Wi-Fi ryšys aktyvus. Skamba banaliai, bet net patyrę IT specialistai kartais pamirštą patikrinti šių elementarių dalykų.
Jei fizinis ryšys tvarkoje, eikite į kompiuterio spausdintuvų nustatymus ir pabandykite pašalinti spausdintuvą, o tada pridėti jį iš naujo. Windows sistemoje tai užtrunka gal dvi minutes, bet išsprendžia daugybę programinės įrangos konfliktų. Nepamirškite patikrinti, ar jūsų spausdintuvas nustatytas kaip numatytasis – kartais po sistemos atnaujinimų šis nustatymas atsitiktinai pasikeičia.
Dar vienas dažnas scenarijus – spausdinimo eilė „užstringa”. Dokumentai siunčiami spausdinti, bet niekas nevyksta. Atidarykite spausdinimo eilę, panaikinkite visus laukiančius dokumentus ir bandykite spausdinti iš naujo. Kartais vienas sugadintas dokumentas gali blokuoti visą eilę, tarsi sunkvežimis užstrigęs siaurame kelyje.
Profilaktika geriau nei remontas
Daugumos spausdintuvų problemų galima išvengti, jei skiriate bent keletą minučių per mėnesį paprastai priežiūrai. Reguliariai valykite spausdintuvo išorę ir vidų – dulkės yra vienas didžiausių spausdintuvų priešų. Naudokite sausą švarią šluostę arba specialias suspausto oro balionėlius, kurie puikiai išpučia dulkes iš sunkiai pasiekiamų vietų.
Naudokite kokybišką popierių. Pigus, prastos kokybės popierius ne tik blogiau atrodo spausdiniuose, bet ir dažniau užstringa, palieka daugiau dulkių viduje ir greičiau nudėvi spausdintuvo mechanizmus. Skirtumas kainoje nėra toks didelis, bet poveikis įrenginio ilgaamžiškumui – akivaizdus.
Jei spausdintuvas naudojamas retai, bent kartą per savaitę išspausdinkite bent vieną puslapį. Tai ypač svarbu rašaliniams spausdintuvams – rašalas gali išdžiūti galvutėse, jei įrenginys ilgai stovi nenaudojamas. Vienas testas puslapis per savaitę gali sutaupyti šimtus eurų galvučių keitimui.
Kada vis dėlto reikia specialisto
Nors daugelį problemų galima išspręsti patiems, yra situacijų, kai geriau nepasitikėti savo jėgomis. Jei spausdintuvas skleidžia keistus garsus – girgždėjimą, barbenimą ar kitus neįprastus triukšmus – tai gali reikšti mechaninių dalių susidėvėjimą. Čia jau reikia profesionalios pagalbos.
Taip pat neverta eksperimentuoti, jei matote klaidos pranešimus, susijusius su „fuser unit”, „drum unit” ar kitais techniniais komponentais. Šie elementai yra sudėtingi ir jų keitimas reikalauja specialių įgūdžių bei įrankių. Bandymas taisyti pačiam gali tik pabloginti situaciją ir padidinti galutinę remonto kainą.
Jei spausdintuvas yra dar garantinio laikotarpio, bet kokia savarankiška intervencija į vidinę konstrukciją gali panaikinti garantiją. Tokiu atveju geriau kreiptis į oficialų servisą, net jei problema atrodo paprasta.
Įrankiai ir priemonės, kurias verta turėti biure
Kad galėtumėte greitai reaguoti į spausdintuvų problemas, verta turėti nedidelį „pirmosios pagalbos” rinkinį. Jums tikrai pravers:
Suspausto oro balionėlis – idealus dulkėms pašalinti iš sunkiai pasiekiamų vietų. Kainuoja kelias eurus, bet naudojamas ne tik spausdintuvams, bet ir klaviatūroms bei kitai biuro technikai valyti.
Mikropluošto šluostės – jos nepalikia pūkelių ir puikiai valo tiek išorinius paviršius, tiek jautrius vidinius komponentus, tokius kaip skaitytuvo stiklas.
Izopropilo alkoholis (ne mažiau kaip 70%) – idealus valymo skystis elektronikai. Greitai išgaruoja, nepalikdamas pėdsakų ir nesugadindamas jautrių dalių.
Paprastas žibintuvėlis – padeda įžiūrėti smulkius popieriaus gabalėlius ar kitas problemas tamsesnėse spausdintuvo vietose.
Atsarginiai tonerio ar rašalo kasetės – kad nereikėtų laukti pristatymo, kai baigiasi dažai pačiu netinkamiausiu momentu.
Kai minutės virsta produktyvumu
Greitasis spausdintuvų aptarnavimas – tai ne tik techninių įgūdžių rinkinys, bet ir požiūris. Vietoj panikuojimo ar ilgo laukimo, daugelį problemų galite išspręsti patys per kelias minutes. Tai sutaupo ne tik laiko, bet ir pinigų, nes nereikia kviesti specialisto kiekvieną kartą, kai kažkas nutinka.
Svarbu suprasti, kad šiuolaikiniai spausdintuvai, nors ir atrodo sudėtingi, dažniausiai kenčia nuo gana paprastų problemų. Užstrigęs popierius, išsekęs rašalas, programinės įrangos konfliktai – visa tai sprendžiama be specialaus išsilavinimo. Reikia tik šiek tiek kantrybės, loginio mąstymo ir drąsos atidaryti dangčius bei pažiūrėti, kas vyksta viduje.
Investuokite laiko į savo komandos mokymą – jei keli žmonės biure žino, kaip spręsti pagrindines problemas, jūsų darbo srautas taps daug sklandesnis. Nebereikės laukti, kol „tas vienas žmogus, kuris išmano” grįš iš pietų ar atostogų. Spausdintuvų priežiūra nėra raketų mokslas, ir kiekvienas gali išmokti pagrindų per vieną popietę.
Pamąstykite apie tai kaip apie investiciją į biuro efektyvumą. Kiekviena sutaupyta valanda, kiekvienas išvengtas skubus skambutis į servisą, kiekvienas dokumentas, išspausdintas laiku – visa tai kaupiasi ir virsta realia nauda jūsų verslui. O geriausias dalykas? Pradėti galite jau šiandien, su tais įrankiais ir žiniomis, kurias ką tik įgijote.